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Die wichtigsten Regeln für den Messeerfolg - Teil 1

Die wichtigsten Regeln für den Messeerfolg - Teil 1

Der Erfolg eines Messeauftritts misst sich an seiner Rentabilität. Deshalb muss eine Messebeteiligung sorgfältig geplant und strukturiert werden. Kalkuliert man sauber, dann stellt man schnell fest - eine Messebeteiligung ist teuer. Von der Standfläche, über den Messebau, Anreise und Übernachtung der Mitarbeiter, Druckkosten und vieles mehr. Dennoch profitieren Unternehmen von der Teilnahme, wenn die wichtigsten Regeln berücksichtigt werden.

Richtige Auswahl der Messeveranstaltung

Sehr häufig orientieren sich Unternehmen eher an der Quantität, denn an der Qualität der Messen. Für Verbrauchermessen in das in manchen Fällen weniger problematisch - doch bei Fachmessen kommt es darauf an, wie der Besucherkreis aussieht. Ein kleiner Kreis von Entscheidern Ihrer Zielgruppe ist von größerer Bedeutung, als ein breites Aufgebot von weniger relevanten Besuchern. Deshalb sollte genau darauf geachtet werden, an wen sich die Veranstaltung wendet. Wer nicht sicher ist, welche Veranstaltungen überhaupt für das Unternehmen in Frage kommen, dann engt eine Mitbewerberanalyse die Auswahl oft schon ein.

Budget festlegen und Ziele definieren

Jedes Unternehmen und jeder Messemanager unterliegt finanziellen Vorgaben. Darum sollte man sich bereits im Vorfeld überlegen, welches Budget zur Verfügung gestellt werden kann bzw. soll. Dieses Budget muss stets im Kontext mit den definierten Zielen betrachtet werden. Deshalb empfiehlt sich stets eine eher konservative Kalkulation. Letztlich ist die Messebeteiligung nur lohnenswert, wenn der Nutzen die Kosten überragt.

Bei der Aufstellung sollten sorgfältig alle Aspekte berücksichtigt und kalkuliert werden. Es fallen Kosten für die Fläche in der Messehalle, den Messestand, das Personal, die Reisekosten, Druckkosten und ggf. noch weitere Aufwendungen an. All das sollte in einer soliden Messekalkulation berücksichtigt sein.

Buchung der Standfläche beim Messeveranstalter

Diese Budgetierung ist ein entscheidender Stellhebel für die Wahl der passenden Standfläche. Neben der Auswahl einer guten Standorts in der Messehalle und dem richtigen Standtypen vom Reihenstand bis zum Inselstand stellt sich die Frage nach der Größe. Diese sollte auf drei Überlegungen basieren:

Gesamtbudget für den Messeauftritt?

Damit alles gut aussieht sollte die Relation von Standfläche und Budget für den Messebau stimmig sein. Die Qualität muss immer einwandfrei sein. Als Richtwert für soliden Systembau kann mit etwa 100 €/m² kalkuliert werden. Für eine Mischbauweise können 170-200 €/m² veranschlagt werden und für Individualbau beginnt der Preis bei 250 €/m². Nach oben gibt es hier kaum Grenzen, denn beim Doppelstock geben Aussteller auch mal 1.000 €/m² und mehr aus.

Wie viele Besucher werden auf der Messe erwartet?

Die Formel lautet ganz einfach: Mehr Besucher - mehr Platzbedarf. Mit einem guten Einladungsmanagement und dem entsprechenden Standdesign kann man viel steuern. Sicher sollte es nicht zu eng hergehen, aber ein großer Messestand, der fast leer wirkt, wirkt auch eher negativ.

Welche Produkte werden am Messestand ausgestellt?

Der Platzbedarf hängt auch vom Produkt und der Darstellung am Messestand ab. Wer Baumaschinen ausstellt, rechnet mit einem anderen Platzbedarf, als ein Hersteller für Microchips. Oft werden Produkte aber auch nur auf Medien dargestellt. Monitore oder Videowalls bieten sich dazu ausgezeichnet an. Das gilt besonders für Anbieter von Dienstleistungen, die gerne auch einen Imagefilm auf unterschiedlichen Displays zeigen.

Konzeption und Standdesign vornehmen

Die Teilnahme an einer Messe bedeutet auch stets, sich in direkter Nachbarschaft zum Wettbewerber zu befinden. Das erhöht selbstverständlich den Druck auf die Eigen- und Produktvorstellung. Fehler kann man sich bei der Präsentation nicht leisten. Ein Konzept das zum Unternehmen, zur Marke und zum Produkt passt und mit einem ansprechenden Standdesign umgesetzt wird, bedeutet Pluspunkte zu sammeln.

Umso wichtiger ist es, sich im Vorfeld über die Messeziele im Klaren zu werden. Geht es mehr um die Steigerung des Bekanntheitsgrads oder steht der Vertrieb im Fokus. Soll eher auf Catering gesetzt werden oder sollen Maschinen präsentiert werden, die Starkstrom oder Druckluft benötigen.

Ausschreibung des Messeprojekts

Der Messestand ist die Visitenkarte des Unternehmens während der Messetage. Schon deshalb ist eine individuelle Gestaltung des Messeauftritts eine Pflicht. Nur so kann man sich vom Wettbewerber und anderen Ausstellern absetzen. Dabei muss auf gutes Preis-/Leistungsverhältnis nicht verzichtet werden.

Angebote für das Messeprojekt sollten unter Angabe des veranschlagten Messebudgets eingeholt werden. Damit kennen die Anbieter die entscheidenden Rahmenbedingungen und das ausschreibende Unternehmen muss anschließend unter den Angeboten nicht Äpfel mit Birnen vergleichen. Um bei der Recherche die besten Messebauer zu finden, bietet sich eine Messestand-Ausschreibung an. Darauf melden sich passende und qualifizierte Anbieter direkt beim ausschreibenden Unternehmen.

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