Was kostet eine Messeteilnahme?

Die Kosten einer Messebeteiligung hängen entscheidend von zwei Faktoren ab:

1. Die Größe der Standfläche, die die Standmiete bestimmt. Die Mietkosten variieren zwischen ca. 175 – 350 Euro pro m².

2. Findet die Messe im Inland oder im Ausland statt, wo die Kosten deutlich höher sind?

Die Gesamtkosten einer Messebeteiligung genau abzuschätzen, hängt von vielen weiteren Faktoren ab, die berücksichtigt werden müssen. Hier gibt es Richtlinien zur Planung und dieser Artikel soll Ihnen einige Anhaltspunkte für die Kalkulation einer Messebeteiligung geben. Mit ein paar Tipps, wie Sie Kosten sparen können.

Um einen Überblick über die verschiedenen Kosten zu bekommen, die mit einer Messeteilnahme verbunden sind, können Sie folgende Kostenaufschlüsselung für Ihre Kalkulation nutzen:

– 35% der Kosten entfallen auf die Standmiete (m2)

– 35% der Kosten entfallen auf den Standbau

– 15 % für Personalkosten einschließlich Reise- und Übernachtungskosten

– 15 % für Werbe- und Marketingaktivitäten im Zusammenhang mit der Messe (Mailings, Anzeigen, Geschenke usw.)

Standmiete x 3 = Gesamtkosten der Messebeteiligung

Um die Gesamtkosten einer Messebeteiligung abzuschätzen, können Sie sich an dieser Faustregel orientieren: Multiplizieren Sie den Mietpreis Ihrer Standfläche mit dem Faktor 3 und nehmen Sie das Ergebnis als Richtwert für die Gesamtkosten einer Messebeteiligung in Deutschland.

Bei Messen im Ausland müssen zudem Reise- und Übernachtungskosten sowie länderspezifische Gegebenheiten (z.B. USA, lesen Sie hier zur Messeteilnahme in den USA) berücksichtigt werden. Auch der Standbau kann in manchen Ländern deutlich teurer sein.

Standmiete: Kosten pro m²

Eine Messeteilnahme ist ohne die Anmietung einer Standfläche nicht möglich und richtet sich nach den Quadratmetern. In den meisten europäischen Ländern liegt der Quadratmeterpreis bei 175 – 350 Euro. Das bedeutet, dass Sie für einen 20 m² großen Stand durchschnittlich 5.000 Euro allein für die Standfläche bezahlen. 

Die Kosten für Ihre Messebeteiligung belaufen sich nach der Formel „Standmiete x 3 = Gesamtpreis“ auf rund 15.000 Euro.

Beispiel:

Standmiete 20 m²: (250 Euro/m²): 5.000 €
Standbau: (250 Euro/m²): 5.000 €
Personalkosten: 2.000 €
(Lohnkosten inkl. Reise- und Übernachtungskosten)
Werbemaßnahmen: 2.000 €
Gesamtkosten: ca. 14.000 – 15.000 €

Kosten für den Standbau

Wie das obige Beispiel zeigt, entfallen 35 % der Gesamtkosten einer Messebeteiligung auf den Standbau, also durchschnittlich zwischen 200 und 300 Euro pro Quadratmeter. So stellen Sie sicher, dass Sie einen hochwertigen Messestand erhalten.

Auch hier handelt es sich lediglich um einen Richtwert, da die Grenze nach oben je nach Bauform, Materialien und Technik offen ist.

Auch bei mehrfacher Nutzung eines modularen Messestands auf unterschiedlichen Messen sind Kosten unter 200 Euro pro Meter möglich. Durch die Mehrfachnutzung verringern sich die Standbaukosten pro Messeeinsatz.

Modulare Messestände

Tipp 1: Nutzen Sie modulare Messestände

Bei mehreren Messebeteiligungen im Jahr können Sie mit einem modularen Messestand Kosten sparen, der nach dem Baukastenprinzip erweiterbar und an die jeweilige Standfläche anpassbar ist.

Durch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten eines solchen Standsystems sparen Sie gegenüber einem herkömmlichen Messestand die Anschaffungskosten und tätigen eine „nachhaltige“ Investition.

Einen modularen Messestand können Sie mieten oder kaufen , was sich ab einer Nutzung von 2-3 Mal im Jahr lohnt.

Tipp 2: Messestand selbst bauen

Durch den Eigenbau Ihres Messestandes sparen Sie die Aufbaukosten eines Messebauers, die auf Basis „Mannstunden“ berechnet werden. Nicht jedes System ist für den Selbstaufbau geeignet und hängt natürlich auch von der Größe Ihres Messestandes und Ihrer eigenen Personalkapazität ab. 

Auch die Transportmöglichkeiten Ihres Messestandes sollten Sie bedenken. Standsysteme, die in kompakten Rollkoffern transportiert werden, bieten Ihnen die Möglichkeit des Eigentransports ohne LKW oder Bus.

Mit eigenen Aufbau- und Transportmöglichkeiten können Sie bei einem Stand von 20-30 m² ca. 1.500-2.000 Euro pro Messebeteiligung sparen.

Personalkosten

Um die Gesamtkosten genau zu berechnen, sollten Sie auch die Gehaltskosten Ihrer auf der Messe tätigen Mitarbeiter (Marketing, Vertrieb, Service etc.) mit einbeziehen, selbst wenn diese bereits bei Ihnen angestellt sind. Nur so erhalten Sie die Gesamtkosten für Ihre Messebeteiligung.

Werbekosten

Begleiten Sie Ihre erfolgreiche Messeteilnahme mit entsprechenden Werbemaßnahmen wie dem Versand von Einladungen, E-Mails, Anzeigen im Messekatalog, Geschenken, Gewinnen und vielem mehr und berücksichtigen Sie diese Kosten in Ihrer Kalkulation.