Die zentralen Punkte Ihrer Messe-Checkliste: Planung – Umsetzung – Follow-up

Die Teilnahme an einer Messe ist eine clevere Entscheidung. An kaum einem anderen Ort fällt Ihnen der Kunde quasi direkt in den Schoß, wie auf der Messe. Um das Optimum aus dieser Situation herauszuholen, benötigen Sie jedoch einen festen Plan. 

Denn nur einen Messestand kaufen und Präsenz zeigen, reicht nicht aus. Entscheidende Erfolgsfaktoren neben der Entscheidung für einen mobilen Messestand, ein Faltdisplay oder eine mobile Messetheke sind die taktischen Maßnahmen vor, während und nach der Veranstaltung. Deshalb sollte man sich intensiv mit den drei Schlüsselphasen für den Erfolg beschäftigen.

In diesem Blog gehen wir auf die Bedeutung einer umfassenden Messe-Checkliste ein, die diese entscheidenden Phasen abdeckt. Von der sorgfältigen Planung über die reibungslose Durchführung bis hin zur effektiven Nachbetreuung – jedes Element Ihrer Messestrategie trägt wesentlich zur Erreichung Ihrer Geschäftsziele bei.

Messeplanung

Wenn Sie mit der Planung Ihres Messeauftritts beginnen, sollten Sie sich zunächst genau überlegen, welche Produkte oder Dienstleistungen Sie präsentieren möchten. Welche Ziele möchten Sie damit erreichen?

-Wie viele neue Leads möchten Sie pro Tag erhalten?

-Wie viele Kontakte sind aufgrund der Besucherzahlen und Ihrer Zielgruppe möglich?

-Wie viele Besprechungen können Sie im Voraus planen?

-Welche Erkenntnisse zum Wettbewerb oder zur Branche erhoffen Sie sich?

Sobald Sie Ihre Ziele und Ihren Zielmarkt festgelegt haben, benötigen Sie einen mobilen Messestand, der Ihre Marke prominent präsentiert. Entscheiden Sie sich schon frühzeitig für die Standbesatzung, die das Faltdisplay oder die Messewand besetzt. 

Überlegen Sie außerdem, welche Erkenntnisse Sie über Ihre Konkurrenten oder allgemeine Branchentrends gewinnen wollen. Nachdem Sie Ihre Ziele festgelegt und Ihren Markt verstanden haben, ist es wichtig, einen mobilen Messestand zu entwerfen, der Ihr Unternehmen wirkungsvoll repräsentiert.
Dies beinhaltet die Auswahl des richtigen Personals für die Betreuung Ihres Pop-up-Displays oder Ihrer Messewand, um sicherzustellen, dass das Personal sowohl engagiert als auch informiert ist.
Denken Sie im Rahmen Ihrer umfassenden Messeplanung auch an die Logistik Ihres Standes. Wo wird er auf dem Messegelände aufgestellt werden?
Wie soll er gestaltet sein, um die Besucher anzuziehen und interessante Gespräche zu ermöglichen? Die Schulung Ihres Teams ist ein weiterer wichtiger Bestandteil. Sie müssen mit den Feinheiten Ihrer Produkte vertraut sein und auf die Fragen potenzieller Kunden reagieren können. Berücksichtigen Sie auch die digitalen Aspekte Ihrer Präsentation. Wie werden Sie Technologie integrieren, um die Interaktion mit den Besuchern zu verbessern und Daten zu sammeln? Werbemaßnahmen im Voraus der Messe, aktives Engagement in den sozialen Medien während der Veranstaltung und eine strukturierte Follow-up-Strategie können Ihre Präsenz und Wirkung steigern.

Umsetzung vor Ort auf der Messe

Wenn die Planung für eine Messe perfekt ist, funktioniert auch die Durchführung vor Ort in der Regel reibungslos. Das ist das erste Ziel auf jeder umfassenden Messe-Checkliste: eine gründliche, detailorientierte Vorbereitung. Sobald Sie am Veranstaltungsort sind, ist die Einhaltung des Zeitplans entscheidend für einen reibungslosen Ablauf.

Das bedeutet, dass Sie einen klaren Zeitplan aufstellen und sicherstellen müssen, dass alle Beteiligten, von Ihrem Team bis hin zum Messepersonal, diesen kennen und einhalten. Regelmäßige Teambesprechungen sind ein weiterer wichtiger Bestandteil. Sie dienen nicht nur dazu, sich auszutauschen oder Fehler zu korrigieren, sondern sind auch ein strategischer Ansatzpunkt, um Echtzeit-Feedback zu integrieren. So können beispielsweise Fragen aus dem Publikum oder unerwartete Bedürfnisse der Teilnehmer, die in der Planungsphase nicht vorhersehbar waren, schnell berücksichtigt und in das Konzept Ihres Teams aufgenommen werden. Diese Flexibilität verbessert das Gesamterlebnis für die Besucher und kann die Wirkung Ihrer Marke deutlich beeinflussen. Denken Sie daran, dass eine Fachmesse, egal wie gut Sie sich vorbereiten, immer auch ein wenig Nachdenken und Improvisation vor Ort erfordert. Es ist, als hätte man einen mobilen Messestand – wandelbar und bereit, sich den Umständen anzupassen. Ob es sich um eine plötzliche Änderung des Veranstaltungsplans oder eine Programmänderung in letzter Minute handelt – Anpassungsfähigkeit ist wichtig.

Follow-up nach der Messe

Es gehört zu den zentralen Aufgaben, nach der Messe eine Analyse vorzunehmen. Hat die mobile Messetheke alle in Sie gesteckten Erwartungen erfüllt? Sind mobile Messestände die passende Option für den Messeauftritt? Wurde die gewünschte Anzahl an Leads, Kontakten und Begegnungen erreicht?

Dann gilt es, dass Sie sämtliche Leads nachverfolgen. Nur so können Sie ausschließen, dass Ihre Zeit und Ihr Geld für die Messebeteiligung nicht umsonst sind. Vergessen Sie nicht, Ihre neuen Kontakte zu Ihrem CRM hinzuzufügen und versuchen Sie, so schnell wie möglich mit dem Maximum an Kontakten den Dialog aufzunehmen! Denn ein Besucher wird während der Veranstaltung mit Informationen überfrachtet. Deshalb kann es sich vielleicht anschließend nicht mehr an Sie erinnern. Eine schnelle, personalisierte Nachverfolgung der ideale Weg, um den Kontakt in einen Kontrakt zu verwandeln.

Da die Besucher oft mit einer Flut von Informationen und zahlreichen Ausstellern konfrontiert werden, erinnern sie sich vielleicht nicht sofort an jedes Detail Ihres mobilen Messestands oder Ihrer Produkte. Daher ist es bei der Messeplanung wichtig, eine schnelle, personalisierte Nachbearbeitung zu ermöglichen.

Das kann eine freundliche E-Mail sein, die Ihr Gespräch zusammenfasst, ein Anruf, um mögliche Lösungen auf der Grundlage der Bedürfnisse des Besuchers zu besprechen, oder ein individuelles Angebot, das Ihre Diskussion widerspiegelt. Jedes Follow-up sollte durchdacht sein, um den Kunden an Ihr einzigartiges Angebot und den potenziellen Mehrwert zu erinnern, den Sie für seine Tätigkeit schaffen können.

Fazit:

Die Teilnahme an einer Fachmesse ist ein hervorragender Schritt und bietet eine einzigartige Gelegenheit, direkt mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten. Um diese Gelegenheit optimal zu nutzen, ist jedoch ein gut strukturierter Plan erforderlich, der die Vorbereitungen vor der Veranstaltung, die Durchführung vor Ort und die Nachbereitung nach der Veranstaltung umfasst. Jede Phase – von der Festlegung klarer Ziele über die Wahl des richtigen Messestandes bis hin zur gründlichen Nachbereitung – ist entscheidend für die Umsetzung von Interessenten in konkrete Ergebnisse. Durch sorgfältige Planung, spontane Anpassungen und ein effektives Nachbereitungsmanagement können Unternehmen sicherstellen, dass sich ihre Investitionen in Messen auszahlen und aus zufälligen Begegnungen dauerhafte Geschäftsbeziehungen werden. Sie suchen Unterstützung für Ihren Messeauftritt? Expo Display Service ist seit 1979 Marktführer bei mobilen und modularen Messeständen und Präsentationssystemen. Unser umfangreiches Netzwerk von Einrichtungen, Ausstellungsräumen und Büros in den Niederlanden, Belgien, Deutschland, Österreich, der Schweiz, Frankreich und Spanien gewährleistet, dass wir mobile Promotionsstände und modulare Messestände in ganz Europa liefern können. Für weitere Informationen rufen Sie uns an unter +49 6227 877290 oder senden Sie uns eine E-Mail an info@expodisplayservice.de.