Für den Erfolg Ihrer Messebeteiligung ist es äußerst wichtig, so viele Kunden und potenzielle Kunden wie möglich auf Ihre Teilnahme aufmerksam zu machen - im Idealfall sogar vorab einen Termin mit ihnen zu vereinbaren. Nur, wie erreichen Sie diese Zielgruppen? Und wann entscheiden die sich für einen Messebesuch? Erst wenn Sie die Antworten kennen, sollten Sie Ihr Einladungskonzept entwickeln.

Wie wird ein Fachbesucher auf eine anstehende Veranstaltung aufmerksam?

"Natürlich über das Internet" werden viele von Ihnen spontan antworten. Weit gefehlt, wie eine neue Studie des AUMA zeigt. Bei den Erst-Besuchern werden 45% und bei Wiederholungsbesuchern 26% durch persönliche Empfehlungen auf die Veranstaltung aufmerksam! Und selbst bei Besuchern unter 30 Jahren sind es immer noch 40% die über eine persönliche Empfehlung auf die Messe stoßen. Die sozialen Medien spielen selbst bei dieser Zielgruppe eine untergeordnete Rolle - lediglich 3% haben auf diese Weise von der Messe erfahren.

Natürlich spielen die Medien eine wichtige Rolle bei der Publikation einer Veranstaltung (Presse 15% / Internet 17%). Getoppt wird dieser Wert jedoch durch die Aussteller-Einladung: Immerhin 28% der Wiederholungs-Besucher (also vermutlich auch Ihre Kunden!) sowie 20% der Erst-Besucher erhalten durch die Ausstellerinformation den Impuls über einen Besuch nachzudenken.

Erstaunlicherweise ist die Bekanntheit der Veranstaltung kein Garant dafür, dass sich Fachbesucher angesprochen fühlen: Lediglich 9% der Wiederholungsbesucher und 3% der Erst-Besucher nannten dies als Auslöser.

Was bedeuten diese Informationen für Ihre Einladungsstrategie? Das Thema "persönliche Empfehlung" könnte Ihr Trumpf sein! In diese subjektive Beurteilung fließt ja nicht nur die Erfahrung mit der Veranstaltung als Ganzes ein, sondern es sind die vielen Eindrücke der Messegespräche, Präsentationen usw. die das Bild des Besuchers prägen. Sie sollten deshalb nicht ausschließen, dass sich diese persönliche Empfehlung aufgrund der positiven Erlebnisse auf Ihrem Messestand im Einzelfall explizit auf Ihr Unternehmen bezieht. Dieser Punkt bestätigt einmal mehr, wie wichtig Ihr Erscheinungsbild und die Professionalität Ihres Messeteams über die Messe hinaus sind!

Die Informationen über die Mediennutzung lässt nur einen Schluss zu: Sie sollten die gesamte Klaviatur der Instrumente nutzen! Ideal ist hierfür ein vernetztes Einladungskonzept, welches sowohl Print- als auch elektronische Medien beinhaltet. Auf die Bekanntheit der Messe als Selbstläufer können Sie keinesfalls setzen, so überraschend das auch sein mag.

Wann sollten Sie Kunden und potenzielle Kunden einladen?

Auch hierzu liefert die Studie aufschlussreiche Antworten: Die Mehrheit der Befragten (60%) hat den Besuch mindestens einen Monat vor Messebeginn geplant. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass immerhin 40% kurzfristige Entscheidungen treffen. Interessant ist hierbei, dass sich 70% der Wiederholungsbesucher mehr als einen Monat vor der Veranstaltung für einen erneuten Besuch entscheiden. Ausländer und Entscheider planen offensichtlich langfristig: 72% der Ausländer entscheiden sich mindestens einen Monat vor der Messe zum Besuch - Entscheider planen ihren Besuch zu 65% langfristig.

Für Ihre Messeinladung bedeuten diese Informationen, dass Sie um wirklich erfolgreich zu sein, eine mehrstufige Einladungs-strategie verfolgen sollten. Zumindest bei Ihren potenziellen Kunden (also kalten Adressen die noch nicht kaufen) können Sie nicht auf eine sofortige Reaktion nach dem Versand der ersten Einladung hoffen.

Abschließend noch ein Tipp: Wenn Sie unsicher sind, wie sich die Marktpartner in Ihrer Branche verhalten, fragen Sie doch einfach einmal Ihre Kunden nach Ihrem Informationsverhalten im Zusammenhang mit Messebesuchen.

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