Messevorbereitung und Einladung

Die Teilnahme an Messen ist für jedes Unternehmen eine strategische Entscheidung. Deshalb müssen Messebeteiligungen zielgerichtet und präzise geplant werden. Gerade in der Phase der Messevorbereitung werden erfahrungsgemäß bis zu 60 Prozent des potenziellen Messeerfolgs verschenkt. Die Hauptgründe dafür sind: unklare Messeziele und mangelhafte Vorbereitung.

Klare Ziele geben jedem Messeauftritt eine Richtung – sowohl für die Mitarbeiter als auch für den Umgang mit den Messebesuchern. Anhand definierter Ziele kann der Messestand geplant und gestaltet werden. Mit den entsprechenden Informationen ausgestattet, kann das Standpersonal die Gespräche mit den Besuchern führen. Nur so kommt es letztlich zu den gewünschten neuen oder tieferen Kontakten

Dieser Blog bietet einen Leitfaden, der allen Messeverantwortlichen helfen soll, Messen noch erfolgreicher zu planen, durchzuführen und erfolgreich nachzubereiten. Zahlreiche Studien und Umfragen belegen, dass Messen neben dem persönlichen Verkauf das beste Marketinginstrument sind, um nahezu alle Vertriebsziele zu erreichen. Dennoch gibt es bei den meisten Unternehmen in allen Phasen einer Messebeteiligung noch enormes Optimierungspotential. Wie diese Potenziale genutzt werden können, soll in diesem Blog beschrieben werden.

Frühzeitig mit der Planung beginnen

Die inhaltliche Vorbereitung einer Messe beginnt immer mit dem Versand des Teilnahmeantrags. Dies geschieht häufig bereits 12 Monate vor Beginn der eigentlichen Veranstaltung. Danach sind die Auswahl der anzusprechenden Zielgruppe und die Budgetplanung entscheidend. Im nächsten Schritt werden die Ausstellungsstücke ausgewählt und die Werbe- und PR-Maßnahmen umgesetzt. Anschließend erfolgt die Gestaltung des Messestandes. Den Abschluss bildet die rechtzeitige Anmeldung zur Messe. Damit kein Zeitdruck entsteht, sollte ein detaillierter Zeitplan für die Vorbereitungsphase erstellt werden.

Messeveranstalter als Erfolgsfaktor

Der Messeveranstalter versteht sich in der Regel als Partner seiner ausstellenden Teilnehmer. Denn der Erfolg der Unternehmen ist auch der Erfolg des Veranstalters. Dafür stellt der Messeveranstalter ein ganzes Paket an Dienstleistungen zur Verfügung. Dazu gehören unter anderem:

Messestandberatung: Zu einer effektiven Messevorbereitung gehört die Messestandberatung, die individuelle Tipps zur Optimierung der Standfläche für einen erfolgreichen Messeauftritt gibt.

Standbaudienstleistungen: Standbaudienstleistungen werten den Messeauftritt durch attraktive vorgefertigte Messestände und eine Auswahl renommierter Messebauunternehmen für die unterschiedlichen Anforderungen der Aussteller auf.

Technische Dienstleistungen: Technische Dienstleistungen wie Strom, Wasser, Telefon, Satellit, TV, ISDN, LAN und Standreinigung sind unerlässlich, um einen reibungslosen und funktionalen Ablauf der Veranstaltung für die Aussteller zu gewährleisten.

Logistische Dienstleistungen: Logistische Dienstleistungen unterstützen die Spedition und den Staplerbetrieb, um den reibungslosen Transport von Material und Geräten auf dem Messegelände zu gewährleisten.

Personaldienstleistungen: Zu den Personaldienstleistungen während der Veranstaltung gehört die Bereitstellung von Hostessen, die bei der Betreuung des Messestandes helfen und das Gesamterlebnis der Besucher verbessern.

Allgemeine Dienstleistungen: Zu den allgemeinen Dienstleistungen der Veranstaltung gehören wichtige Aspekte wie Diebstahlschutz, Sanitärinspektionen und Feuerversicherung, um die Sicherheit und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Günstige Hotelpreise: Erschwingliche Hotelpreise werden durch die Bereitstellung einer Auswahl an preisgünstigen Hotels gewährleistet, wodurch die Unterbringung für die Teilnehmer erleichtert wird.

Sales Support Services: Verkaufsunterstützende Dienstleistungen unterstützen die Strategien der Aussteller durch die Bereitstellung wertvoller Daten und Fakten zur Messe, einschließlich Besucherstatistiken und Details zum Rahmenprogramm.

Kostenlose Werbemöglichkeiten: Kostenlose Werbemöglichkeiten wie Messeaufkleber, Broschüren, Poster und Eintrittsgutscheine helfen Ausstellern, ihre Präsenz effektiv zu bewerben.

Kostenpflichtige Werbemöglichkeiten: Kostenpflichtige Werbemöglichkeiten bieten Ausstellern eine erhöhte Sichtbarkeit durch Optionen wie ermäßigte Eintrittskarten, Werbeflächen auf dem Messegelände und Katalogeinträge in unmittelbarer Nähe der Messeschalter.

Catering-Services: Catering-Services bieten eine große Auswahl an Speisen und Getränken, um das Messeerlebnis der Besucher zu verbessern.

VIP-Services: Exklusive Services für hochrangige Gäste, wie private Besprechungsräume und besondere Zugangsberechtigungen, sorgen für ein erstklassiges Messeerlebnis.

Digitale Services: Digitale Services bieten Online-Registrierung, Marketingunterstützung und virtuelle Touren für diejenigen, die nicht persönlich an der Veranstaltung teilnehmen können.

Umweltdienste: Während der Veranstaltung werden Initiativen zum Abfallmanagement und zur Förderung des Recyclings umgesetzt, um die Nachhaltigkeit der Veranstaltung zu gewährleisten.

Zugänglichkeit: Die Zugänglichkeit der Messe für alle Besucher, einschließlich Menschen mit Behinderungen, wird durch Rampen und spezielle Sitzgelegenheiten gewährleistet.

Networking-Gelegenheiten: Organisierte Meet-and-Greets, Branchenpanels und Workshops erleichtern das Networking zwischen Besuchern und Ausstellern und verbessern die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.

Notfalldienste: Medizinische Unterstützung und Erste-Hilfe-Einrichtungen werden vor Ort sein, um alle Notfälle zu behandeln, die während der Veranstaltung auftreten könnten.

Die Messebroschüre kann auch einfach mit den Kundeneinladungen des Unternehmens verschickt werden. Dies ist eine unterstützende Maßnahme, um möglichst viele Kunden für die Messe zu gewinnen. Anhand des Besucherprospektes kann sich der Kunde des Messeteilnehmers ein umfassendes Bild von der Messeveranstaltung machen. Mini-Poster eignen sich hervorragend zur Platzierung im Eingangsbereich des Unternehmens oder an anderen stark besuchten Orten.

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Fazit

Eine erfolgreiche Messebeteiligung hängt nicht nur von einer sorgfältigen Vorbereitung ab, sondern auch von der Nutzung des umfassenden Dienstleistungsangebots des Messeveranstalters. Von der ersten Standberatung bis zur Nachbereitung der Veranstaltung ist jeder Service darauf ausgerichtet, den Messeauftritt zu verbessern und seine Erfolgschancen zu optimieren. Wenn Sie frühzeitig beginnen, sich auf Ihre strategischen Ziele zu konzentrieren und das gesamte Leistungsspektrum nutzen, können Sie Ihre Wirkung maximieren und so Ihre Geschäftsziele auf der Messe erreichen. Unabhängig davon, ob Sie zum ersten Mal an einer Messe teilnehmen oder ob Sie bereits über Messeerfahrung verfügen, die Nutzung dieser Ressourcen und Dienstleistungen wird Ihnen zweifellos den Weg zu einer effektiveren und lohnenderen Messeerfahrung ebnen

Wir von Expo Display Service haben uns seit 1979 auf mobile Messestände und modulare Ausstellungssysteme spezialisiert. Mit Niederlassungen, Ausstellungsräumen und Büros in den Niederlanden, Belgien, Deutschland, Österreich, der Schweiz, Frankreich und Spanien liefern wir mobile Messestände und modulare Ausstellungssysteme in ganz Europa.

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