Was viele Unternehmen in der Messekommunikation offensichtlich unterschätzen, zeigt sich auf Fachmessen beim Blick in die Medienzentren: Die Pressefächer sind nur durchschnittlich belegt.

Das ist unverständlich, denn mit einer sorgfältig geplanten und professionell aufbereiteten Pressearbeit können nicht nur zusätzliche Besucher an den Messestand gelockt, sondern auch das Abdruckgeschehen in den Medien nachhaltig erhöht werden. Zudem bieten Messen hervorragende Anlässe für Unternehmen, die sonst nur selten Pressearbeit betreiben, um auf sich und die eigenen Produkte oder Dienstleistungen hinzuweisen.

Journalisten nutzen Messen als Inspiration

Eine Messe bietet sich für Unternehmen als Anlass an, in der Vor- und Nachbereitung auf die Veranstaltung in den Fachmedien auf sich aufmerksam zu machen. Die Vorberichte erreichen auch Entscheider abseits der sonst üblichen Vertriebskanäle und steigern so – meist deutlich – die Zahl qualifizierter Standbesucher und neuer Geschäftsansätze. Die Nachberichte dagegen steigern die Nachfrage auch Monate nach der Messe.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass viele Fachjournalisten auch Besucher der Messen sind. Neben der räumlichen Distanz schmilzt automatisch auch die persönliche Distanz, wenn man den Fachjournalisten auf dem Messestand begrüßen und dem eigenen Unternehmen ein „Gesicht“ verleihen kann. Auf der persönlichen und direkten Schiene bietet sich die Möglichkeit, das eigene Angebot darzustellen, die Perspektiven und Chancen des Unternehmens auf den einzelnen Märkten herauszuarbeiten und im Gegenzug die Erwartungen und Interessen der Journalisten und Medien kennenzulernen. Am Ende des Austausches kann eine optimierte Berichterstattung des Unternehmens in branchennahen Medien stehen.

Journalistenanliegen verstehen

Entscheidend für den Erfolg von PR- und Pressemaßnahmen ist die Konzentration auf den Bedarf von Journalist und Medium. Umso wichtiger sind die passende Wahl der Medien und die Ansprache der für das Thema verantwortlichen Journalisten. Zu berücksichtigen sind die Zeitfenster, die der Journalist für die Berichterstattung zur Verfügung hat. Auch die Aufbereitung der Themen ist ein wichtiger Aspekt, den man in Betracht ziehen muss. Hinzu kommt, dass es bestimmte Regularien im Umgang mit Journalisten gibt, die entscheidend für die Form der Einladung und die Gesprächsführung mit den Medienvertretern sind. Dazu sollte man sich im Vorfeld darüber informieren, wie Journalisten arbeiten, was sie benötigen und was sie denken. Werden diese Anforderungsprofile berücksichtigt, steht einer Maximierung der Berichterstattung über das Unternehmen und seine Produkte nichts mehr im Wege.

Die Zusammenarbeit mit Presseagenturen

Unternehmen, in denen entsprechendes Wissen oder schlichtweg die Zeit für professionelle PR fehlt, bietet sich der Rückgriff auf einschlägig erfahrene PR-Agenturen an. In Relation zu den Kosten für den Messeauftritt ist der Mehrwert durch gezielte Presse- und PR-Arbeit eine lohnenswerte Investition. PR-Agenturen können - außer in der Vor- und Nachbereitung - bei Bedarf auch am Messestand helfen, indem sie versierte Agenturmitarbeiter entsenden, die Pressegespräche moderieren oder bei Bedarf auch eigenständig führen können.

Den Kontakt mit der PR-Agentur sollte frühzeitig aufgenommen werden. Damit verbleibt die dringend benötigte Zeit, um ausführliche Vorgespräche zu führen, die Strategie zu entwickeln und die Vorbereitungen durchzuführen. Dazu gehört die Einladung der Journalisten und die Belegung und Ausstattung der Pressefächer.

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