Wertvolle Geschäftskontakte fallen nicht vom Himmel, sondern müssen sorgfältig und sensibel initiiert werden. Messen und Fachveranstaltungen bieten sich für den Start dieses Networkings ganz besonders an. Die potenziellen Partner befinden sich außerhalb der täglichen Routine, sind auf dem Messestand ansprechbar und – letzten Endes – selbst auf der Suche nach Kontakten.

Nach mehr als 35 Jahren Erfahrungen im Messe- und Veranstaltungswesen kennen wir bei Expo Display Services die kleinen Geheimnisse der erfolgreichen Kontaktanbahnung und möchten Ihnen diese Erfolgsfaktoren nicht vorenthalten.

Sie müssen sich vor allem bewusst machen, dass der Aufbau einer Beziehung in bestimmten, immer gültigen Phasen verläuft. Setzen Sie dazu aktiv auch Ihren Messestand ein. Wir haben ein 5-Phasen-Modell entwickelt, das wir Ihnen als Leitfaden zur Kontakterstellung vorstellen möchten:

• Vorbereitungsphase: identifizieren und informieren
• Ankunftsphase: auftreten und ansprechen
• Aufwärmphase: ins Gespräch kommen
• Verbindungsphase: Verbindungen finden
• Betreuungsphase: dranbleiben und nachsetzen

Vorbereitungsphase: identifizieren und informieren

Nur wer gezielt vorgeht, hat Erfolg. Bereiten Sie sich deshalb spätestens ab jetzt gezielt auf Messen, Tagungen und Kongresse vor. Definieren Sie präzise, mit wem Sie in Kontakt treten möchten und welche Ziele Sie damit verfolgen. Dabei gilt es zwei Situationen zu unterscheiden.

Situation 1:

Informieren Sie sich, wer bei der Messe anwesend ist. Informieren Sie sich per Google, XING oder LinkedIn über die Zielperson. Zuweilen ist auch sinnvoll, der Zielperson vorab eine E-Mail zu senden und auf Ihren Messestand einzuladen.

Situation 2:

Sie wissen nicht, wer auf den Messestand kommt. Sie können aber in etwa einschätzen, von welchen Branchen, Unternehmen oder Berufsgruppen Vertreter anwesend sein werden. Setzen Sie sich ein Ziel: z.B.: Ich möchte mit mindestens zwei Entscheidern in Unternehmen in Kontakt kommen, die Interesse an unserem Produkt haben könnten, und mit ihnen ein Telefonat nach dem Kongress oder der Messe vereinbaren.

Überlegen Sie sich zudem einen sogenannten „Elevator Pitch“ – also eine „Kurzpräsentation“, mit der Sie sich und Ihre Tätigkeit Ihren Zielpersonen vorstellen und „schmackhaft“ machen. Beachten Sie dabei: Diese Kurzpräsentation soll das Interesse des Gegenübers wecken und ihn zu Rückfragen motivieren.

Ankunftsphase: auftreten und ansprechen

Eine Erfolgsvoraussetzung beim Knüpfen von Geschäftskontakten ist Sympathie. Wer „gut drauf“ ist, der kommt auch besser an.

Manchmal braucht es auch ein wenig Mut, die Zielperson auf dem Messestand anzusprechen – gerade, wenn weitere Personen anwesend sind. Keine Angst! Das Ansprechen von fremden Leuten kann man lernen und trainieren. Sie merken rasch: Das Ansprechen von fremden Leuten ist nicht schwierig – zumindest wenn man gut drauf ist.

Aufwärmphase: ins Gespräch kommen

Jetzt beginnt die Smalltalk-Phase. Die Beteiligten kommen sich näher und bilden sich einen ersten Eindruck vom Gegenüber: sympathisch oder unsympathisch, interessant oder uninteressant?

Für das Eröffnen von Small Talk gilt: Was Sie sagen, ist eigentlich egal. Entscheidender ist, dass Sie etwas sagen und wie Sie etwas sagen. Hören Sie geduldig zu und sammeln Informationen, bevor Sie das Wort ergreifen. Steuern Sie das Gespräch allmählich vom Small Talk in Richtung Business Talk, um sich als möglicher interessanter Geschäftspartner zu profilieren indem Sie mögliche alternative Problemlösungen ansprechen.

Verbindungsphase: Verbindungen finden

Im nächsten Schritt gilt es, eine Verabredung zu treffen, um den geknüpften Kontakt aufrecht zu erhalten. Der erste Schritt hierzu ist meist, dass Sie Ihren Gesprächspartner bitten, Ihnen seine Visitenkarte zu geben – sofern er dies nicht von sich aus tut. Begründen Sie diese Bitte. Daraus wie Ihr Gesprächspartner hierauf reagiert, können Sie bereits ableiten, wie interessant Sie für ihn sind.

Betreuungsphase: dranbleiben und nachsetzen

Versuchen Sie nach solchen Veranstaltungen zeitnah den erneuten Kontakt mit den für Sie interessanten Personen zu vereinbaren. Liefern Sie zeitnah die zugesagten Infos oder greifen Sie zum Telefonhörer.

Was angemessen ist, müssen Sie situativ entscheiden. Wichtig ist aber, dass Sie am Ball bleiben. Denn ein einmaliger Kontakt ist noch keine Beziehung. Eine Beziehung erwächst in der Regel aus einer Vielzahl von Kontakten, in denen Sie sich immer wieder als interessante und fachlich kompetente Person erweisen. Bedenken Sie stets, dass die Investition in den Messestand auch eine Investition in Kontakte ist – und kalkulieren Sie die Kosten-/Nutzensituation.

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